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如何避免合肥OA激情上線后被打回原形

來源:泛普軟件

合肥OA上線后問題重重

王維揉著太陽穴,對著電腦工作了一天,這會兒眼睛和大腦都累到了極點。王維是公司的合肥OA項目經理,幾個月下來,開了無數溝通會,開了無數個夜車,合肥OA系統終于成功上線了。面對老總的贊揚、業務部門的祝賀、演示結束時的掌聲,合肥OA項目組每個人都笑成了大花臉。

但讓王維沒想到的是,合肥OA上線后的成功勝利很快遭到了質疑。隨著時間的流逝,大家對合肥OA系統的抱怨開始越來越多。表面上看合肥OA運行是風平浪靜,但是暗地里卻是波濤洶涌,合肥OA運行的阻力也越來越大。這讓王維想起了一句話“合肥OA上線≠合肥OA成功”,換句話說,合肥OA在上線之后還將面臨更多的困難與痛苦,激情過后隨時有可能被打回原形。

一.祝賀鮮花還沒有枯萎,合肥OA就慘遭打回原形

(1)上線后半年,合肥OA象斷了線的風箏

軟件廠商把合肥OA系統實施到可以試運行,就算成功上線了。但王維卻萬萬沒有想到當軟件廠商一松手,公司的合肥OA系統就像斷了線的風箏一樣隨風飄流。王維對著阻力重重的合肥OA系統欲哭無淚,他感概萬千的說:“合肥OA在上線后的6個月內,是最辛苦,也是最脆弱的時候”。的確,這段時間是合肥OA項目的成敗關鍵,如果沒有堅持,很容易功虧一簣。常見的癥狀是軟件用起來不是很便利,而且效果也沒有馬上顯現出來。所以,上線后常常伴有失落感。

在過去的觀念中,合肥OA的實施上線是非常困難的,但只要系統上線應用了,那么企業的管理水平就會隨著系統的應用而迅速提升。但實際上有調查卻顯示,30% 的企業會在1~2年內對合肥OA進行更新換代,還有40%的企業則在4年內會采取同樣行動。可見,應用不是很理想的合肥OA很快就會被企業淘汰,而應用良好的 合肥OA系統也需要經過調整才能適應新的環境。

(2)新流程還沒有鞏固,舊阻力就已死灰復燃

在合肥OA項目中,一般要通過流程重組的手段對原有的流程進行梳理。但是,冰凍三尺,非一日之寒。靠短短的幾個月實施時間,就改變員工的操作習慣是不可能完成的任務。隨著時間的推移,在合肥OA系統上線后,企業的業務情況、管理情況及人員發生變化是不可避免的事情,故合肥OA系統的參數不斷調整也是很正常的事情。在合肥OA運行中如果不能及時對系統參數或業務流程進行調整,系統就會與實際運作脫節。因此,很多合肥OA運行半年、一年后,合肥OA的使用效果反而沒有剛上線的時候好,很大一部分就是這個方面的原因。

我們實施顧問認為,合肥OA實施過程是有一股力量,在動力跟阻力之間的平衡不斷往前推。在合肥OA項目剛上線的時候,企業對于實施管理的比較嚴格,屬于嚴打階段,動力占絕對的上風。但是上線后,企業開始放松對實施的監督與管理,動力撤掉后阻力就會占上風,以前的手工操作流程就會死灰復燃,重新悄悄登上舞臺。這個阻力一不留神就會要了合肥OA的命。而且,一旦這種阻力象病毒一樣蔓延,形成星星之火,可以燎原,企業就會發現阻力無處不在。

(3)高潮過后,合肥OA項目組成了棄兒

公司上線合肥OA項目初始,公司從上到下都興致高昴,老總也總是問這問那的,部門經理的配合也非常積極。可是合肥OA上線后,他們的這種興致反而沒有開始那么高了,好像合肥OA一上線萬事就解決了一樣。有一段時間,甚至有媒體討論,合肥OA實施完以后信息中心是否應該尋求新的出路。

現在王維只能打掉牙齒吞到肚子里,痛苦只有自己才知道。實際情況是上線不難,使用才是最大的困難,系統上線后各種煩惱才剛剛開始。當初系統上線時,公司確立了明確的上線目標,從老總到基層員工整個公司的力量都投入進來聽從IT部門調配,合肥OA項目經理往往占據主導地位。系統上線之前各業務部門都非常配合,但是在系統上線之后,業務部門的不適應和小問題幾乎是天天發生。而且,業務部門對不適應往往是抵制的。

(4)系統宕機頻繁,穩定性成了最多投訴

與此同時,保障系統的穩定性和保障數據的安全,成了王維在系統上線后最大的痛苦。合肥OA項目上線與試運行之后,系統的運營維護通常由企業IT人員自行負責,不再有顧問支持,尤其缺乏系統性的指導。隨著時間的流逝由于種種原因,合肥OA系統慢慢成為一個黑箱,誰也不能清晰的描述合肥OA系統是如何支撐企業業務的。因此,合肥OA在做升級、維護時,沒有一個很好的依據,頻繁的故障就成了穩定性最大的問題,也成了最多人投訴和抱怨的地方。

(5)人才流失嚴重,疲于培訓新員工

曾經有很多企業非常困惑的是,合肥OA上線成功后原來的合肥OA實施團隊如何處理。合肥OA項目上線后留不住實施人才,這是合肥OA實施公開的秘密。具有合肥OA項目上線實施經驗的IT人才往往是挖角的對象,而核心組員的流失往往關系到合肥OA系統正常運行的根本利益。另一方面,流失了對系統有豐富經驗的人員也意味著公司會整日疲于招聘和培訓新員工。正因為如此,王維才會在提到一個不久之前離開的出色員工時,接連用了三個“非常可惜”,核心優秀人才的離開對于合肥OA運行的影響,由此可見一斑。

二.為什么合肥OA容易被打回原形?

(1)管理體系跟不上合肥OA系統的設計

當合肥OA剛上線時,有很多的內部管理問題并沒有體現出來,當合肥OA運行越來越深入的時候,王維才意識到公司內部的管理沒有跟上,公司管理體系與合肥OA系統體系脫節。

(2)員工工作習慣沒有改變和素質提升

員工素質的提升是整體合肥OA效應能不能提升的重大指標。這一次合肥OA慘遭打回原形給王維最大的體驗之一是,只有當員工素質達到一定程度后,整體管理水平的提升才能使合肥OA的運行達到最大效應。如果員工工作習慣沒有改變和素質無法提升,再大的合肥OA投入也只能做到事倍功半的效果。因此,上線后還必須建立扎實與有效率的員工培訓。

(3)沒有很好解決實施的遺留問題

合肥OA上線時考慮到為使實施順利進行,可能會把一些難以處理的問題暫時擱淺,當合肥OA上線后就應該要著手解決好實施的遺留問題。企業上合肥OA真正的困難并不是技術,因為技術都能夠很好地滿足實施的需要,困難是如何理清各種復雜的遺留問題。對于遺留問題,上合肥OA后,需要從組織機構、工作流程、人員管理、責任分工、權力分配、績效考核甚至員工技能方面都要進行配套地調整,如果企業忽視了這點,就會出現合肥OA被打回原形的尷尬局面。

(4)項目組解散,合肥OA制度成鏡花水月

通常情況下,無論是軟件公司還是企業本身都對上線看得至關重要,于是為了保證系統順利上線,企業會不惜血本成立專職項目組,制定獎勵政策。但是隨著系統的成功上線后,項目組也就隨之解散,相關制度也就變成了放在鏡框里的照片。而事實上,企業要想保證合肥OA系統的持續運行,必須要制定相關的運行制度和辦法,更必須要有專門的組織和人員去從事合肥OA運行工作。

發布:2007-04-23 13:45    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]

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